Nhân viên “cãi sếp” là chuyện rất nhiều chủ doanh nghiệp và quản lý gặp phải. Nhưng trước khi kết luận nhân viên ngang, thiếu kỷ luật hoặc không tôn trọng cấp trên, doanh nghiệp nên nhìn lại một câu hỏi quan trọng hơn: họ đang cãi vì thái độ, hay vì cách vận hành chưa đủ rõ?
Sếp giao một đằng, nhân viên hiểu một nẻo
Trong nhiều doanh nghiệp, công việc được giao chủ yếu bằng miệng, qua tin nhắn hoặc trong các cuộc họp ngắn. Sếp nghĩ mình đã nói rõ, nhân viên lại hiểu theo một hướng khác. Đến khi kết quả không đúng kỳ vọng, hai bên bắt đầu tranh luận: “Em tưởng là làm như vậy”, “Anh đâu có nói phần đó”, “Việc này không phải trách nhiệm của em”. Lâu dần, những cuộc trao đổi như vậy bị gọi chung là “cãi sếp”.
Mục tiêu không rõ nên rất dễ tranh luận
Một nguyên nhân phổ biến là mục tiêu không đủ rõ. Sếp giao việc nhưng không nói rõ kết quả cuối cùng cần đạt là gì, tiêu chí đánh giá ra sao, thời hạn cụ thể khi nào. Nhân viên làm theo cách họ hiểu, còn sếp đánh giá theo điều sếp kỳ vọng trong đầu. Khi hai thứ đó không trùng nhau, tranh cãi gần như chắc chắn xảy ra.
Trách nhiệm chồng chéo khiến ai cũng phải tự bảo vệ mình
Một việc liên quan đến nhiều người nhưng không ai biết ai là người chịu trách nhiệm chính. Sale nói chờ kho, kho nói chờ kế toán, kế toán nói chưa nhận đủ thông tin, quản lý thì chỉ thấy công việc bị chậm. Khi không có ranh giới rõ, nhân viên sẽ có xu hướng tự bảo vệ mình. Họ không hẳn muốn cãi, họ chỉ không muốn bị quy trách nhiệm cho phần việc mà họ nghĩ không thuộc về mình.
Thiếu dữ liệu chung nên mỗi người có một “sự thật” riêng
Nếu mọi thứ chỉ nằm trong trí nhớ, tin nhắn rời rạc hoặc file cá nhân, mỗi người sẽ có một “phiên bản sự thật” khác nhau. Người này nhớ đã báo rồi, người kia nói chưa nhận. Người này nói khách đã chốt, người kia nói chưa có xác nhận. Khi không có dữ liệu chung, cuộc trao đổi dễ biến thành tranh luận cảm tính.
Quy trình thay đổi liên tục làm nhân viên khó biết đâu là đúng
Một lý do khác ít được nói tới là quy trình thay đổi theo thói quen hoặc cảm tính của người quản lý. Hôm nay làm theo cách này, tuần sau đổi cách khác nhưng không có thông báo rõ ràng. Nhân viên càng làm lâu càng khó đoán điều gì là đúng. Họ bắt đầu hỏi lại, phản biện, hoặc làm theo cách cũ. Từ góc nhìn của sếp, đó là chống đối. Từ góc nhìn của nhân viên, đó là đang cố hiểu luật chơi.
Muốn nhân viên bớt cãi, hãy làm rõ quy trình trước
Muốn giảm tình trạng nhân viên cãi sếp, doanh nghiệp không nên chỉ bắt đầu bằng việc siết kỷ luật. Việc quan trọng hơn là làm rõ quy trình: ai làm gì, làm khi nào, bàn giao cho ai, dữ liệu nào là bắt buộc, trạng thái nào được xem là hoàn thành. Khi quy trình rõ, nhân viên ít có khoảng trống để hiểu sai, còn quản lý cũng có cơ sở khách quan để nhắc việc.
Hệ thống quản trị giúp cuộc trao đổi bớt cảm tính hơn
Một hệ thống quản trị tốt không thay thế vai trò của người sếp, nhưng giúp người sếp bớt phải quản lý bằng trí nhớ và cảm xúc. Công việc có trạng thái rõ, trách nhiệm có người phụ trách, dữ liệu được lưu lại, lịch sử xử lý có thể kiểm tra. Khi đó, cuộc trao đổi giữa sếp và nhân viên chuyển từ “ai đúng ai sai” sang “việc đang kẹt ở bước nào và cần xử lý gì tiếp”.
Từ quản lý bằng miệng sang quản trị bằng quy trình
Doanh nghiệp càng lớn, quản lý bằng miệng càng dễ tạo hiểu lầm. Nếu muốn nhân viên tự giác hơn, ít tranh luận hơn và phối hợp có trách nhiệm hơn, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa cách giao việc, theo dõi việc và đánh giá kết quả. Đây cũng là nền tảng của một hệ thống quản trị nội bộ hiệu quả, như cách nhiều doanh nghiệp đang chuyển từ vận hành rời rạc sang quy trình rõ ràng để nhân viên tự giác làm việc.
Khi nào nên dùng phần mềm để quản trị con người?
Khi quy trình đã rõ nhưng Excel, Zalo hoặc các file rời rạc không còn đủ để kiểm soát, doanh nghiệp có thể cân nhắc xây phần mềm quản lý riêng hoặc chọn một hệ thống CRM/ERP phù hợp. Điều quan trọng không phải là dùng phần mềm cho “hiện đại”, mà là biến cách làm việc trong công ty thành một luồng rõ ràng, có người chịu trách nhiệm và có dữ liệu để kiểm chứng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng việc nào cũng phải hỏi lại, giao việc xong vẫn lệch, nhân viên hay tranh luận vì không rõ trách nhiệm, SYP có thể cùng bạn rà lại quy trình hiện tại và đề xuất hướng quản trị con người bằng hệ thống rõ ràng, gọn và dễ dùng hơn.