Muốn nhân viên tự giác làm việc khi không có chủ, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào sự nhắc nhở, niềm tin hay camera. Cách bền hơn là xây một hệ thống vận hành rõ ràng: ai làm việc gì, làm đến đâu, kết quả ra sao và nếu chậm thì ai chịu trách nhiệm.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường rơi vào tình trạng “có mặt thì việc chạy, vắng mặt thì mọi thứ chậm lại”. Lý do không hẳn là nhân viên lười. Phần lớn vấn đề nằm ở cách vận hành còn phụ thuộc quá nhiều vào người chủ. Mọi quyết định hỏi chủ, mọi việc phát sinh chờ chủ, báo cáo cũng chỉ làm khi chủ nhắc.
Để thoát khỏi tình trạng này, doanh nghiệp cần thay đổi từ quản lý bằng con người sang quản lý bằng quy trình.
1. Mỗi vị trí phải biết rõ việc của mình
Nhân viên khó tự giác nếu họ không biết chính xác mình chịu trách nhiệm phần nào. Một người sale cần biết mỗi ngày phải theo dõi khách nào, báo giá nào, đơn nào đang chờ. Nhân sự kho cần biết đơn nào cần xuất, hàng nào còn thiếu, giao hàng nào đang kẹt. Kế toán cần biết công nợ nào đến hạn, khoản nào đã thu, khoản nào cần nhắc.
Khi trách nhiệm mơ hồ, nhân viên dễ đẩy việc cho nhau. Khi trách nhiệm rõ, người quản lý không cần hỏi quá nhiều vẫn biết ai đang phụ trách việc gì.
2. Công việc phải có trạng thái, không chỉ có lời hứa
Một trong những lý do khiến chủ doanh nghiệp phải theo sát là vì công việc chỉ nằm trong tin nhắn, cuộc gọi hoặc trí nhớ của từng người. Nhân viên nói “em đang làm”, “em xử lý rồi”, “em nhắc khách rồi”, nhưng không có trạng thái cụ thể để kiểm tra.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa trạng thái công việc, ví dụ: mới tạo, đang xử lý, chờ duyệt, đã giao, đã thu tiền, còn công nợ. Khi mọi việc có trạng thái rõ, nhân viên cũng có xu hướng tự cập nhật hơn vì họ biết tiến độ của mình đang được nhìn thấy.
Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến CRM, ERP và EPCore khi quy trình bán hàng, kho, kế toán và vận hành không còn quản lý tốt bằng Excel hoặc Zalo.
3. Có số liệu thì mới giảm quản lý cảm tính
Nếu không có dữ liệu, chủ doanh nghiệp thường phải quản lý bằng cảm giác: hôm nay thấy ai bận, ai rảnh, ai làm tốt, ai chậm. Cách này dễ gây thiếu công bằng và khiến nhân viên làm việc theo kiểu đối phó.
Ngược lại, khi có số liệu, mọi thứ rõ hơn: sale nào tạo nhiều báo giá, đơn nào xử lý chậm, kho nào giao trễ, công nợ nào quá hạn. Nhân viên biết kết quả của mình được ghi nhận bằng dữ liệu, không phải bằng việc “có mặt trước mặt sếp”.
4. Phân quyền và nhật ký hoạt động giúp tăng trách nhiệm
Muốn nhân viên tự giác, doanh nghiệp cũng cần có cơ chế phân quyền rõ. Người nào được tạo đơn, người nào được duyệt giá, người nào được xuất kho, người nào được ghi nhận thanh toán. Bên cạnh đó, hệ thống nên lưu lại ai đã làm gì, vào thời điểm nào.
Điều này không phải để kiểm soát quá mức, mà để tạo sự minh bạch. Khi dữ liệu có dấu vết, nhân viên sẽ cẩn thận hơn, quản lý cũng dễ xử lý vấn đề dựa trên thông tin thật. Với các doanh nghiệp đang dùng phần mềm CRM hoặc ERP, việc bảo mật dữ liệu và phân quyền người dùng là yếu tố rất quan trọng.
5. Chủ doanh nghiệp nên xây hệ thống trước khi đòi hỏi tự giác
Tự giác không tự nhiên xuất hiện nếu môi trường làm việc còn rối. Nhân viên cần một hệ thống giúp họ biết việc, làm việc, cập nhật kết quả và phối hợp với bộ phận khác. Khi quy trình đã rõ, chủ doanh nghiệp có thể vắng mặt mà công việc vẫn chạy theo luồng.
Nếu quy trình của doanh nghiệp đã có nhiều điểm đặc thù, dữ liệu phân tán và phần mềm có sẵn không còn phù hợp, anh có thể tham khảo thêm bài viết về khi nào doanh nghiệp nên xây phần mềm quản lý riêng.
Gợi ý cho doanh nghiệp vật tư nông nghiệp
Với doanh nghiệp phân phối vật tư nông nghiệp, vấn đề “không có chủ là việc chậm” thường xuất hiện ở các khâu báo giá, đơn hàng, kho, giao hàng và công nợ. Sale hỏi giá qua file riêng, kho cập nhật tồn bằng sổ riêng, kế toán theo dõi công nợ ở một file khác. Khi chủ không hỏi, không ai có bức tranh đầy đủ.
Agro-S được xây để đưa các luồng này về cùng một hệ thống: mua hàng, báo giá, đơn hàng, kho, giao hàng và công nợ. Khi sale, kho, kế toán và quản lý cùng nhìn một nguồn dữ liệu, nhân viên dễ tự giác hơn vì việc của từng người đã rõ, trạng thái đơn hàng rõ và trách nhiệm cũng rõ.
Nếu doanh nghiệp của anh đang muốn giảm phụ thuộc vào việc chủ phải theo sát mỗi ngày, hãy bắt đầu bằng việc chuẩn hóa quy trình vận hành. Agro-S có thể là bước đầu để đội ngũ làm việc có hệ thống hơn, minh bạch hơn và chủ doanh nghiệp kiểm soát được mà không cần lúc nào cũng có mặt.
Tìm hiểu Agro-S để xem cách doanh nghiệp vật tư nông nghiệp có thể quản lý báo giá, đơn hàng, kho, giao hàng và công nợ trên cùng một hệ thống.