Đơn vị làm phần mềm quản lý doanh nghiệp theo yêu cầu nên là đơn vị hiểu cách công ty đang vận hành, không chỉ biết viết phần mềm theo yêu cầu. Vì nếu quy trình bên trong chưa rõ, phần mềm làm ra rất dễ thành một nơi nhập liệu mới, còn vấn đề thật vẫn nằm nguyên đó.
Nhiều chủ doanh nghiệp tìm phần mềm riêng khi bắt đầu thấy công ty rối: giao việc không rõ, báo giá mỗi người một kiểu, đơn hàng phải hỏi qua nhiều bộ phận, kho và công nợ không khớp, sếp muốn xem tình hình thì phải nhắn từng người. Lúc này, làm phần mềm là đúng hướng. Nhưng chọn sai đơn vị triển khai thì rất dễ tốn tiền mà đội ngũ không dùng.
Đừng bắt đầu bằng danh sách tính năng
Một lỗi phổ biến là mở đầu dự án bằng một danh sách rất dài: cần CRM, cần kho, cần kế toán, cần báo cáo, cần app mobile, cần phân quyền, cần dashboard.
Nghe có vẻ đầy đủ, nhưng chưa chắc đúng.
Câu hỏi quan trọng hơn là: công ty đang kẹt ở đâu? Việc nào đang làm sếp mất thời gian nhất? Dữ liệu nào đang sai nhiều nhất? Bộ phận nào đang phải nhập lại nhiều nhất? Nếu chưa trả lời được mấy câu này, danh sách tính năng chỉ là phần nổi.
Một đơn vị làm phần mềm tốt nên hỏi về quy trình trước. Ví dụ: khách hỏi giá thì ai xử lý? Báo giá được duyệt thế nào? Khi khách chốt, ai tạo đơn? Kho nhận thông tin từ đâu? Giao hàng cập nhật ở bước nào? Công nợ được ghi nhận khi nào?
Nếu họ không hỏi những câu này mà chỉ báo giá theo số màn hình, nên cẩn thận.
Phần mềm theo yêu cầu không có nghĩa là làm mọi thứ ngay
Làm theo yêu cầu không có nghĩa là doanh nghiệp nghĩ gì cũng đưa vào bản đầu tiên.
Cách an toàn hơn là chọn một luồng đang rối nhất rồi làm trước. Ví dụ: quản lý báo giá và đơn hàng. Hoặc quản lý kho và giao hàng. Hoặc theo dõi công nợ theo khách. Khi một luồng chạy ổn, nhân viên quen cách làm mới, dữ liệu bắt đầu sạch hơn, lúc đó mới mở rộng tiếp.
Làm quá nhiều ngay từ đầu thường khiến dự án nặng, đội ngũ khó học, chi phí tăng và sau cùng không biết phần nào tạo ra hiệu quả thật.
Đơn vị triển khai phải nói được bằng ngôn ngữ vận hành
Chủ doanh nghiệp không cần nghe quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật. Điều cần nghe là: phần mềm sẽ giúp ai làm gì, bước nào giảm nhập lại, dữ liệu nào được dùng chung, ai có quyền duyệt, báo cáo nào giúp sếp bớt hỏi từng người.
Ví dụ, với doanh nghiệp bán hàng có kho, phần mềm không chỉ là màn hình “đơn hàng”. Nó phải nối được từ báo giá, chốt đơn, xuất kho, giao hàng đến công nợ. Nếu mỗi bước vẫn nằm riêng, phần mềm chỉ đẹp hơn cách làm cũ chứ chưa chắc giúp công ty gọn hơn.
Nhiều vấn đề trong doanh nghiệp không đến từ nhân viên không chịu làm, mà đến từ trách nhiệm và dữ liệu không rõ. Phần mềm chỉ có ích khi nó làm rõ lại phần này.
Nên chọn đơn vị có thể đi cùng sau triển khai
Phần mềm quản lý doanh nghiệp không giống làm một website giới thiệu. Sau khi dùng thật, chắc chắn sẽ phát sinh chỉnh sửa: thêm trạng thái, đổi quy trình duyệt, bổ sung báo cáo, phân quyền lại, hoặc điều chỉnh theo cách nhân viên thao tác thực tế.
Vì vậy, đừng chỉ hỏi chi phí làm ban đầu. Hãy hỏi cả cách hỗ trợ sau triển khai, cách tiếp nhận yêu cầu mới, cách bảo trì dữ liệu và cách mở rộng hệ thống khi công ty lớn hơn.
Một đơn vị phù hợp nên giúp doanh nghiệp đi từng bước: chuẩn hóa quy trình, đưa vào phần mềm, cho đội ngũ dùng thử, sửa những điểm chưa hợp lý rồi mới mở rộng.
Có thể bắt đầu từ quy trình nhỏ
Nếu doanh nghiệp chưa chắc nên làm phần mềm riêng từ đâu, hãy bắt đầu bằng một phần đang gây đau nhất: đơn hàng, kho, giao hàng, công nợ, báo giá hoặc duyệt việc.
SYP là công ty phát triển các giải pháp quản lý theo quy trình doanh nghiệp. Với các luồng vận hành cụ thể như bán hàng, kho, giao hàng và công nợ, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo hướng làm của EPCore Agro-S trước khi quyết định xây phần mềm riêng hoàn toàn. Có thể xem thêm về SYP nếu muốn hiểu cách SYP tiếp cận bài toán quản trị.
Chọn đơn vị làm phần mềm theo yêu cầu không nên chỉ nhìn vào ai báo giá nhanh hơn. Hãy chọn đội có thể ngồi xuống cùng doanh nghiệp, bóc quy trình thật, chỉ ra chỗ đang rối và làm từng phần đủ dùng trước. Phần mềm tốt không phải là phần mềm có nhiều màn hình, mà là phần mềm giúp công ty bớt lệ thuộc vào trí nhớ, tin nhắn và việc sếp phải hỏi từng người.