TP.HCM không thiếu công ty phần mềm. Nếu chỉ cần tìm một đơn vị có thể viết website, mobile app, hệ thống nội bộ hay nhận phát triển theo yêu cầu thì doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn. Nhưng khi thu hẹp bài toán xuống phần mềm quản lý và điều hành doanh nghiệp, đặc biệt là những hệ thống được xây theo đúng cách một công ty đang vận hành, số đơn vị thực sự chuyên sâu bắt đầu ít hơn.
Lý do khá đơn giản: làm được phần mềm là một chuyện, còn hiểu được cách một doanh nghiệp bán hàng, quản lý khách hàng, theo dõi dự án, phối hợp giữa sales và kỹ thuật, báo giá, phê duyệt và kiểm soát tiến độ lại là một chuyện khác. Với những doanh nghiệp bán hàng theo dự án, nhà thầu EPC, M&E hay các công ty kỹ thuật, sự khác biệt này càng rõ vì phần mềm không chỉ cần lưu dữ liệu mà còn phải giữ được mối quan hệ giữa rất nhiều thông tin trong suốt vòng đời của một dự án.
Vì vậy, nếu đang tìm công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp tại HCM, theo tôi câu hỏi đầu tiên không nên là công ty nào có nhiều lập trình viên hơn hay công ty nào quảng cáo nhiều chức năng hơn. Câu hỏi quan trọng hơn là: đơn vị đó có thực sự hiểu bài toán vận hành của doanh nghiệp mình hay không?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp khó ở nghiệp vụ, không chỉ ở công nghệ
Một hệ thống CRM nhìn ở mức chức năng có vẻ khá đơn giản. Có khách hàng, contact, deal, task, báo giá và một vài dashboard. Nhưng khi đưa vào một doanh nghiệp bán hàng dự án, những khái niệm này bắt đầu liên kết với nhau theo cách phức tạp hơn rất nhiều.
Contact chẳng hạn. Trong một CRM bán hàng thông thường, contact có thể chỉ được hiểu là một người liên hệ với tên, số điện thoại, email và công ty đang làm việc. Nhưng trong bán hàng dự án, một contact có thể là mối quan hệ được sales duy trì trong nhiều năm. Người đó có thể tham gia nhiều dự án khác nhau, đóng những vai trò khác nhau ở từng thời điểm, chuyển sang một doanh nghiệp mới nhưng mối quan hệ với sales vẫn tiếp tục. Nếu hệ thống chỉ lưu contact như một bản ghi độc lập thì doanh nghiệp sẽ mất đi phần quan trọng nhất: lịch sử quan hệ của con người đó với các deal và dự án.
Deal cũng không thể đứng một mình. Một cơ hội kinh doanh có thể liên quan tới nhiều contact, có kỹ thuật tham gia từ rất sớm, trải qua nhiều phiên bản báo giá và thay đổi trạng thái nhiều lần trước khi ký hợp đồng. Sau khi chốt, câu chuyện chưa chắc đã kết thúc vì dự án còn triển khai, nghiệm thu và after-sale. Một hệ thống tốt phải giúp người dùng nhìn được toàn bộ mối liên hệ này trong cùng một ngữ cảnh, thay vì mỗi phòng ban giữ một mảnh thông tin riêng.
Chính vì vậy, xây phần mềm CRM theo yêu cầu cho doanh nghiệp bán hàng dự án không đơn giản là lấy một CRM phổ thông rồi thêm vài trường dữ liệu. Phần quan trọng nằm ở việc hiểu Contact liên quan Deal thế nào, Deal liên quan Project ra sao, mỗi giai đoạn dự án cần ai tham gia và những thông tin nào phải đi cùng nhau từ đầu đến cuối.
Đây là kiến thức về vận hành doanh nghiệp. Nếu phần này chưa rõ thì lựa chọn framework, database hay cloud nào cũng chưa giải quyết được vấn đề chính.
Công ty có developer giỏi hơn chưa chắc tạo ra phần mềm phù hợp hơn
Khi lựa chọn công ty phần mềm, rất dễ rơi vào suy nghĩ rằng đội nào có developer giỏi hơn thì sản phẩm chắc chắn sẽ tốt hơn. Năng lực kỹ thuật tất nhiên quan trọng, nhưng trong cùng một thị trường như TP.HCM, mặt bằng kỹ sư giữa những công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp không phải lúc nào cũng chênh lệch lớn đến mức quyết định toàn bộ chất lượng dự án.
Developer có thể mạnh backend, frontend, cloud hoặc mobile khác nhau, nhưng cuối cùng họ vẫn là những người biến một thiết kế và yêu cầu đã được xác định thành phần mềm thực tế. Có thể ví việc này với xây dựng. Người thợ xây giỏi rất quan trọng, nhưng một căn nhà có thuận tiện để sống hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào việc người thiết kế đã hiểu nhu cầu của chủ nhà và bố trí không gian đúng ngay từ đầu.
Nếu bản vẽ đặt bếp sai chỗ, lối đi bất tiện và phòng làm việc không phù hợp với nhu cầu sử dụng thì người thợ càng xây chính xác, căn nhà càng hoàn thiện đúng một thiết kế không phù hợp.
Phần mềm cũng vậy. Một đội kỹ thuật có thể viết code rất sạch, hệ thống chạy nhanh và giao diện nhìn đẹp, nhưng nếu trước đó không hiểu cách công ty bán hàng, ai chịu trách nhiệm ở từng giai đoạn, dữ liệu nào cần đi cùng nhau và nhân viên thực sự cần thao tác gì mỗi ngày thì sản phẩm cuối cùng vẫn có thể khó sử dụng.
Vì vậy, với phần mềm quản lý doanh nghiệp, giá trị lớn không chỉ nằm ở khả năng lập trình mà còn nằm ở khả năng phân tích hiện trạng và thiết kế giải pháp trước khi lập trình. Đội phát triển cần hiểu phần nào trong quy trình hiện tại đang hoạt động tốt và nên giữ nguyên, phần nào đang gây mất thời gian, phần nào cần kiểm soát chặt hơn và phần nào thực ra không cần đưa vào phần mềm.
Một dự án tốt thường được quyết định khá nhiều ở giai đoạn này.
Công ty lớn hay nhỏ không quan trọng bằng việc có phù hợp với loại dự án hay không
Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống rất lớn, có hàng nghìn người dùng, triển khai trên nhiều quốc gia hoặc phải tích hợp với nhiều nền tảng enterprise, những công ty lớn như FPT Software rõ ràng có lợi thế về quy mô đội ngũ, kinh nghiệm triển khai và khả năng huy động nguồn lực.
Ở thị trường quốc tế cũng có những công ty phát triển phần mềm lâu năm như ScienceSoft, phục vụ nhiều dự án enterprise và có khả năng triển khai các hệ thống lớn, tích hợp phức tạp hoặc hiện đại hóa những nền tảng đã tồn tại lâu năm.
Đó đều là những lựa chọn phù hợp với loại dự án tương ứng.
Nhưng một doanh nghiệp 30, 50 hay 100 người tại TP.HCM đang cần xây một hệ thống để quản lý sales dự án, contact, báo giá, công việc và kỹ thuật không nhất thiết có cùng bài toán với một tập đoàn đa quốc gia. Trong trường hợp này, điều doanh nghiệp cần có thể không phải một đội hàng trăm kỹ sư mà là một đội hiểu rất rõ loại nghiệp vụ mình đang gặp và có thể trao đổi trực tiếp để thiết kế hệ thống phù hợp.
SYP lựa chọn tập trung vào phân khúc đó. Chúng tôi phát triển phần mềm quản lý và điều hành cho doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty có mô hình bán hàng dự án, quản lý dự án, đấu thầu, EPC, contractor M&E và các doanh nghiệp kỹ thuật có nhiều logic nghiệp vụ riêng.
SYP không cố trở thành đơn vị làm mọi loại phần mềm cho mọi ngành. Việc tập trung vào một nhóm bài toán giúp chúng tôi đi sâu hơn vào những thứ như quan hệ khách hàng, contact, deal, trạng thái dự án, báo giá, công việc, luồng phê duyệt và cách tập trung thông tin từ nhiều vai trò vào cùng một hệ thống.
Phần mềm quản lý không nên được đánh giá bằng số lượng chức năng
Một phần mềm demo có rất nhiều chức năng thường tạo ấn tượng tốt. Có CRM, công việc, KPI, tài liệu, nhân sự, báo cáo, automation, AI và rất nhiều dashboard. Khi nhìn lần đầu, cảm giác rất đầy đủ.
Nhưng sau vài tháng sử dụng, câu hỏi quan trọng hơn lại là: nhân viên thực sự dùng bao nhiêu trong số đó?
Đây là điểm SYP có quan điểm khá rõ. Phần mềm không nên được xây để nhìn thật hoành tráng. Nó nên được xây để giải quyết những thao tác đang trực tiếp tạo ra giá trị cho doanh nghiệp hoặc giúp người quản lý kiểm soát những hoạt động tạo ra giá trị đó.
Ví dụ trong một công ty bán hàng dự án, sales cần biết contact nào phải chăm sóc, dự án đang ở giai đoạn nào, bước tiếp theo cần làm gì và báo giá đang ở trạng thái nào. Kỹ thuật cần biết mình được giao việc ở đâu, thông tin đầu vào là gì và kết quả phải trả về cho ai. Người quản lý cần nhìn được dự án nào đang đứng yên quá lâu, chỗ nào đang bị nghẽn và ai đang chịu trách nhiệm.
Nếu phần mềm làm tốt những việc đó thì nó đang tạo ra giá trị thật.
Ngược lại, việc thêm một chức năng chỉ vì “phần mềm quản lý doanh nghiệp thường phải có chức năng này” có thể khiến hệ thống ngày càng nặng mà không giúp công việc nhanh hơn. Nhân viên lại phải học thêm menu, nhập thêm dữ liệu và thực hiện thêm thao tác chỉ để đáp ứng cách phần mềm được thiết kế.
Theo quan điểm của SYP, phần mềm phải phục vụ nhân viên, chứ không phải tạo thêm một công việc mới là phục vụ phần mềm.
Ít chức năng hơn nhưng đúng luồng có thể hiệu quả hơn rất nhiều
Một hệ thống quản lý không nhất thiết phải chứa tất cả mọi hoạt động của công ty trong ngày đầu tiên. Quan trọng hơn là những chức năng được chọn phải liên kết đúng với nhau và phục vụ được một luồng công việc hoàn chỉnh.
Ví dụ doanh nghiệp đang gặp vấn đề lớn nhất ở bán hàng dự án thì hệ thống có thể tập trung trước vào khách hàng, contact, deal, công việc, kỹ thuật, báo giá và phê duyệt. Nếu những phần này được nối với nhau tốt, chỉ cần mở một dự án là người dùng có thể biết dự án thuộc khách hàng nào, những contact nào liên quan, ai đang phụ trách, lịch sử làm việc ra sao, báo giá nào đang có hiệu lực và bước tiếp theo cần thực hiện là gì.
Giá trị nằm ở tính tập trung và liên kết, không nằm ở số lượng icon trong menu.
Sau khi phần lõi đã vận hành ổn định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể phát triển thêm những phần thực sự cần thiết. Cách tiếp cận này cũng là lý do SYP ưu tiên thiết kế phần mềm điều hành doanh nghiệp theo hoạt động thực tế thay vì cố đưa tất cả các module có thể nghĩ ra vào cùng một sản phẩm.
Khi một chức năng mới được đề xuất, câu hỏi đầu tiên nên là: nó giúp công ty tiết kiệm thời gian, kiểm soát tốt hơn hoặc hỗ trợ việc tạo ra doanh thu như thế nào? Nếu chưa trả lời được câu hỏi đó thì chưa chắc doanh nghiệp cần phải xây nó ngay.
Một phần mềm tốt phải khiến người dùng cảm thấy quen thuộc
Một trong những dấu hiệu tôi cho rằng khá rõ của phần mềm quản lý được thiết kế tốt là nhân viên không cần mất quá nhiều thời gian để hiểu mình phải làm gì tiếp theo.
Nếu sales đang ở một dự án, giao diện nên giúp họ nhìn ra dự án đang ở giai đoạn nào và hành động tiếp theo là gì. Nếu kỹ thuật nhận một yêu cầu, họ nên thấy ngay thông tin nào cần xử lý thay vì đi tìm qua nhiều menu. Nếu manager mở hệ thống, những thứ cần chú ý nên được đưa lên trước thay vì bắt họ tự tổng hợp từ nhiều báo cáo.
Điều này nghe đơn giản nhưng lại phụ thuộc rất nhiều vào việc đội thiết kế phần mềm hiểu cách doanh nghiệp đang làm việc.
Một sản phẩm được xây cho hàng nghìn doanh nghiệp khác nhau phải tạo ra một giao diện đủ chung để nhiều người có thể sử dụng. Còn khi xây hệ thống riêng, chúng ta có cơ hội làm ngược lại: loại bỏ những thứ không cần thiết và giữ lại đúng những thứ người dùng của doanh nghiệp đó thực sự cần.
Vì vậy phần mềm custom tốt không nhất thiết tạo cảm giác “wow, nhiều chức năng quá”.
Cảm giác tốt hơn có thể là:
“À, cái này giống đúng cách mình đang làm việc.”
Nhưng bây giờ thông tin được tập trung hơn, thao tác ngắn hơn và người quản lý nhìn được toàn bộ quá trình rõ ràng hơn.
Khi tìm công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp tại HCM, hãy nói về quy trình trước khi nói về tính năng
Nếu doanh nghiệp đang tìm một đơn vị phát triển, cách kiểm tra khá đơn giản là đừng bắt đầu bằng một danh sách vài chục chức năng.
Hãy thử kể một quy trình thực tế.
Ví dụ, hãy kể từ thời điểm sales biết đến một dự án mới cho tới khi công ty gửi báo giá và ký hợp đồng. Trong quá trình đó có những ai tham gia, dữ liệu đi qua đâu, trường hợp nào thường phát sinh và điểm nào đang khiến nhân viên mất thời gian.
Sau đó xem đơn vị phát triển hỏi lại điều gì.
Nếu cuộc trao đổi nhanh chóng chuyển sang “bên em có module này, tính năng kia, dùng framework này” thì có thể câu chuyện vẫn đang tập trung chủ yếu vào sản phẩm và công nghệ.
Nếu họ hỏi sâu hơn về lý do một bước tồn tại, vai trò của contact, khi nào kỹ thuật tham gia, điều kiện để deal chuyển trạng thái, ai có quyền thay đổi báo giá hay thông tin nào manager cần nhìn thấy, lúc đó hai bên mới thực sự bắt đầu nói về giải pháp.
Với SYP, đây cũng là điểm chúng tôi ưu tiên. Trước khi nghĩ tới chuyện phải xây bao nhiêu màn hình, chúng tôi muốn hiểu doanh nghiệp đang kiếm tiền và vận hành công việc đó như thế nào.
Bởi cuối cùng, developer vẫn sẽ viết code, database vẫn phải được xây và hệ thống vẫn phải được triển khai lên server. Nhưng tất cả những thứ đó chỉ có giá trị nếu bài toán được hiểu đúng ngay từ đầu.
Công ty phần mềm phù hợp không nhất thiết là công ty có nhiều thứ nhất
Một doanh nghiệp lớn có thể cần một đối tác lớn như FPT Software. Một dự án enterprise quốc tế có thể phù hợp với những công ty như ScienceSoft. Còn một doanh nghiệp bán hàng dự án tại TP.HCM lại có thể cần một đội chuyên sâu hơn vào CRM, project sales và cách các phòng ban phối hợp trong một quy trình cụ thể.
Không có một công ty phần mềm phù hợp nhất cho mọi doanh nghiệp.
Điều quan trọng là tìm một đơn vị có kinh nghiệm gần với bài toán của mình, hiểu được hoạt động cốt lõi và biết bỏ đi những thứ không cần thiết.
SYP chọn tập trung vào hướng đó. Chúng tôi không xem một phần mềm quản lý tốt là phần mềm có thật nhiều chức năng, mà là một hệ thống giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn, thông tin tập trung hơn và người quản lý kiểm soát hoạt động rõ ràng hơn.
Nếu sau khi triển khai, nhân viên phải dành thêm hàng giờ mỗi tuần chỉ để nhập dữ liệu, tìm menu và làm những thao tác không tạo ra giá trị thì phần mềm đã đi sai hướng.
Còn nếu người dùng mở hệ thống lên và cảm thấy nó giống cách công ty mình vốn đang vận hành, chỉ khác là mọi thứ bây giờ rõ ràng và gọn hơn, thì lúc đó phần mềm mới thực sự đang làm đúng công việc của nó.