TopFlow CRM là web application nội bộ được SYP Technology phát triển và triển khai cho Top Flow trong năm 2026. Dự án được xây dựng để quản lý tập trung khách hàng, Project, Deal, công việc, báo giá/BOQ, đi tuyến, công nợ, KPI, Handbook, nghỉ phép và các hoạt động quản trị hệ thống trên cùng một nền tảng.
Bài toán dự án
Yêu cầu của Top Flow vượt ra ngoài phạm vi một CRM chỉ lưu thông tin khách hàng và lịch sử liên hệ. Dữ liệu khách hàng cần kết nối trực tiếp với Project và Deal; Deal phải đi qua nhiều giai đoạn bán hàng; Task, báo giá, đi tuyến và công nợ phải bám đúng ngữ cảnh nghiệp vụ. Đồng thời, hệ thống phải xác định rõ ai được xem, ai được thao tác, ai được phê duyệt và điều kiện nào cho phép một hồ sơ chuyển sang bước tiếp theo.
Một yêu cầu quan trọng khác là phạm vi dữ liệu. Người dùng có thể được cấp quyền ở mức Cá nhân, Team hoặc Toàn hệ thống, nhưng một số thao tác vẫn phải kiểm tra đúng người được chỉ định trên hồ sơ. Những bước quan trọng cũng phải được chặn nếu Task bắt buộc chưa hoàn thành, hồ sơ chưa đúng trạng thái hoặc điều kiện công nợ chưa được đáp ứng.
Thiết kế theo quy trình thực tế
SYP lựa chọn hướng process-first cho TopFlow CRM. Thay vì xây từng màn hình chức năng rời rạc, hệ thống được thiết kế từ hành trình nghiệp vụ thực tế của đội Sales và vận hành kỹ thuật. Pipeline, Task, báo giá, đi tuyến, nghỉ phép và công nợ đều có trạng thái, điều kiện chuyển bước và quy tắc xử lý riêng.
Quyền thao tác được kiểm tra dựa trên permission, scope, danh tính trong bản ghi và trạng thái nghiệp vụ. Giao diện chỉ hiển thị những hành động phù hợp, trong khi backend tiếp tục kiểm tra lại quyền và điều kiện tại API. Cách tiếp cận này giúp việc kiểm soát không phụ thuộc vào việc chỉ “ẩn nút” trên giao diện.
Dữ liệu Customer, Contact, Project, Deal, Task, Quote, Field Trip và Debt được liên kết để người dùng có thể theo dõi một hành trình xuyên suốt thay vì phải đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu khác nhau
Pipeline bán hàng dự án và RACI
Pipeline bán hàng của TopFlow CRM gồm 9 giai đoạn: Cơ hội, Thiết kế/Spec-in, Báo giá dự toán, Đấu thầu, Trình hồ sơ, Đàm phán, Chốt đơn, Thực hiện HĐ và Hoàn thành. Mỗi Deal có người phụ trách cùng các vai trò RACI để thể hiện rõ trách nhiệm tham gia.
Bên trong Deal, người dùng có thể theo dõi hoạt động, comment, Task, file spec, công nợ và phiếu đi tuyến liên quan. Các luồng Lost, Hủy hoặc Hoàn thành không chỉ đơn giản là thay đổi trạng thái. Hệ thống kiểm tra quyền, người duyệt được chỉ định và các điều kiện nghiệp vụ trước khi ghi nhận kết quả.
Quản lý công việc theo workflow
Task được triển khai cho cả hai ngữ cảnh: Task gắn với Deal và Công việc độc lập. Cả hai dùng chung mô hình quyền và workflow, nhưng Công việc độc lập không ghi vào lịch sử Deal, không bị khóa theo trạng thái Deal và không ảnh hưởng đến điều kiện hoàn tất Deal.
Màn Công việc được chia thành Follow up, Kết thúc và Task tôi tạo. Người dùng có thể xem Task theo vai trò R/A/C/I và theo ma trận Bắt buộc/Tự do kết hợp với bốn mức ưu tiên Khẩn, Cao, Thường và Thấp. Cách tổ chức này giúp đội ngũ nhìn nhanh khối lượng công việc và ưu tiên xử lý theo đúng ngữ cảnh.
Từ báo giá đến vận hành sau bán hàng
TopFlow CRM tích hợp ngân hàng giá, Price List, BOQ và báo giá trong cùng hệ thống. Price List sử dụng dữ liệu từ revision hiện hành của ngân hàng giá; báo giá có workflow 5 mốc duyệt, quản lý revision và dòng BOQ, đồng thời hỗ trợ xuất Excel, PDF và gửi email cho khách hàng.
Hoạt động đi tuyến có 5 mốc, hỗ trợ GPS check-in bắt buộc, ảnh đính kèm, người đi cùng và vòng duyệt. Công nợ được theo dõi theo Deal với các mốc thanh toán, phiếu thu và phân bổ. Các nhóm báo cáo chính gồm Pipeline, Doanh số, Công nợ, Phân tích, Dự báo và Thống kê Contact, phục vụ nhu cầu theo dõi vận hành và ra quyết định.
Quản trị và vận hành production
Hệ thống áp dụng phân quyền theo permission và scope self/team/all, kết hợp kiểm tra đúng actor cho các thao tác đặc thù như GPS check-in hoặc xác nhận Task. Trạng thái tài khoản được kiểm tra lại trên từng request; TOTP có thể áp dụng ở cấp công ty và được yêu cầu bắt buộc với Owner.
TopFlow CRM được triển khai production với frontend React + Vite, backend FastAPI + SQLAlchemy, PostgreSQL 16, Redis, R2, Nginx và Cloudflare Tunnel. Hệ thống có realtime notification, quản lý file, health check, audit log và cơ chế backup PostgreSQL tự động hằng ngày.
Kết quả triển khai
SYP đã bàn giao cho Top Flow một hệ thống CRM nội bộ kết nối dữ liệu và workflow giữa CRM, Sales, vận hành kỹ thuật và quản trị. Thay vì các màn CRUD rời rạc, hệ thống tạo thành một chuỗi dữ liệu liên kết từ Customer → Contact → Project/Deal → Task/Quote/Field Trip/Debt, đi kèm cơ chế kiểm soát quyền, trạng thái và điều kiện nghiệp vụ.
TopFlow CRM hiện đã được triển khai trên môi trường production, có xác thực, phân quyền, realtime notification, audit, quản lý file, backup và tài liệu hoàn công phục vụ vận hành lâu dài.
SYP Technology phát triển phần mềm tùy chỉnh cho doanh nghiệp có quy trình bán hàng và vận hành đặc thù. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một hệ thống bám sát quy trình thực tế thay vì phải thay đổi cách làm để phù hợp với phần mềm có sẵn, hãy trao đổi với SYP về bài toán cần triển khai.