Khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp, câu hỏi đầu tiên thường là chi phí mỗi tháng hoặc mỗi năm bao nhiêu. Tuy nhiên, với CRM, quản lý công việc, KPI, đi tuyến hay các nghiệp vụ nội bộ được sử dụng lâu dài, mức phí năm đầu chưa phản ánh đầy đủ số tiền doanh nghiệp thực sự phải bỏ ra. Một cách nhìn phù hợp hơn là tính tổng chi phí sở hữu trong 3–5 năm.
SYP xây dựng một mô hình tham khảo cho doanh nghiệp có khoảng 20 người dùng, sử dụng CRM, quản lý công việc, KPI, đi tuyến và một số nghiệp vụ tùy chỉnh. Ba phương án được đặt trong cùng thời gian 5 năm gồm Custom CRM do SYP phát triển và hai CRM thuê bao tham chiếu, gọi là CRM-A và CRM-B.
Chi phí ban đầu thấp chưa chắc có tổng chi phí thấp
Trong mô hình tham khảo, CRM-A có chi phí lũy kế năm đầu khoảng 43 triệu đồng, CRM-B khoảng 54 triệu đồng, trong khi Custom CRM SYP cần mức đầu tư ban đầu khoảng 89 triệu đồng. Nếu chỉ nhìn năm đầu, giải pháp thuê bao có lợi thế rõ ràng.
Khác biệt xuất hiện khi thời gian sử dụng kéo dài. Phần mềm thuê bao tiếp tục phát sinh phí theo năm và thường phụ thuộc vào số lượng tài khoản hoặc gói dịch vụ. Sau 5 năm, tổng chi phí tham khảo của CRM-A đạt khoảng 216 triệu đồng, còn CRM-B khoảng 268 triệu đồng.
Custom CRM có cấu trúc khác: phần lớn chi phí nằm ở giai đoạn xây dựng ban đầu. Theo mô hình hiện tại của SYP, hệ thống có 6 tháng bảo hành, mức bảo trì dự kiến khoảng 4% trong giai đoạn đầu và 8% mỗi năm ở các năm tiếp theo. Với giá trị triển khai 89 triệu đồng trong ví dụ này, tổng chi phí lũy kế lần lượt vào khoảng 89 triệu ở năm 1, 93 triệu ở năm 2, 100 triệu ở năm 3, 107 triệu ở năm 4 và 114 triệu đồng sau 5 năm.
Từ năm thứ 3, bài toán bắt đầu thay đổi
Khi đặt ba phương án lên cùng một biểu đồ thời gian, sự khác biệt trở nên rõ hơn từ khoảng năm thứ 3. Sau 5 năm, Custom CRM SYP ở mức khoảng 114 triệu đồng, so với 216 triệu đồng của CRM-A và 268 triệu đồng của CRM-B.
Điều này không có nghĩa phần mềm riêng luôn rẻ hơn. Nếu doanh nghiệp chỉ cần triển khai nhanh cho một nhóm nhỏ, quy trình phổ biến và thời gian sử dụng chưa xác định, CRM thuê bao vẫn có thể là lựa chọn hợp lý.
Ngược lại, với doanh nghiệp có nhiều người dùng, quy trình đã tương đối ổn định, cần tùy chỉnh sâu và dự kiến sử dụng hệ thống nhiều năm, chi phí dài hạn trở thành yếu tố đáng cân nhắc hơn giá mua ban đầu.
Custom CRM còn khác ở cách hệ thống được xây dựng
Chi phí bản quyền chỉ là một phần của bài toán. Custom CRM được phát triển dựa trên quy trình thực tế của doanh nghiệp, thay vì yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh toàn bộ cách vận hành theo một sản phẩm tiêu chuẩn.
Một doanh nghiệp bán hàng dự án có thể cần luồng từ khách hàng, cơ hội, khảo sát kỹ thuật, báo giá, phê duyệt, hợp đồng đến hậu mãi. Doanh nghiệp khác lại cần quản lý đi tuyến, KPI hoặc biểu mẫu kỹ thuật riêng. Khi nghiệp vụ ngày càng đặc thù, phần mềm SaaS có thể cần thêm module, cấu hình hoặc các bước xử lý bên ngoài hệ thống.
Với giải pháp Custom CRM của SYP, doanh nghiệp có thể sở hữu source code, chủ động dữ liệu và lựa chọn cách triển khai phù hợp như server riêng hoặc on-premise. Mô hình bản quyền của SYP cũng không tính phí theo số lượng user, nên việc mở rộng từ 20 lên 30 hoặc 50 người dùng không tự động kéo theo phí tài khoản tương ứng.
Nên so sánh gì trước khi quyết định?
Thay vì chỉ đặt hai mức giá năm đầu cạnh nhau, doanh nghiệp nên đưa vào cùng một bảng tính các khoản gồm phí thuê bao, số lượng người dùng, module mở rộng, tùy chỉnh, bảo trì, hạ tầng và thời gian dự kiến sử dụng.
Nếu nhu cầu đơn giản, cần triển khai nhanh và ít tùy chỉnh, phần mềm thuê bao thường thuận tiện hơn. Nếu doanh nghiệp đã có quy trình riêng, cần kiểm soát dữ liệu sâu và xác định sử dụng hệ thống lâu dài, Custom CRM có thể đáng để tính toán trên chu kỳ 3–5 năm.
Nhìn chi phí theo toàn bộ vòng đời hệ thống
Một phần mềm quản lý được dùng trong nhiều năm nên được đánh giá bằng tổng chi phí sở hữu, không chỉ bằng giá ở thời điểm mua. Với doanh nghiệp đang cân nhắc giữa CRM thuê bao và hệ thống riêng, SYP có thể cùng doanh nghiệp lập một bảng chi phí 3–5 năm dựa trên số người dùng, nghiệp vụ và hạ tầng thực tế trước khi quyết định.
Lưu ý: Các số liệu trong bài là mô hình tham khảo cho khoảng 20 người dùng với nhóm chức năng CRM, công việc, KPI, đi tuyến và nghiệp vụ tùy chỉnh. Chi phí thực tế phụ thuộc vào phạm vi chức năng, số lượng người dùng, hạ tầng và yêu cầu triển khai của từng doanh nghiệp.