Chi phí làm phần mềm CRM theo yêu cầu không nên được tính bằng một bảng giá cố định cho mọi doanh nghiệp. Một công ty chỉ cần quản lý khách hàng, deal, task và nhân viên đi tuyến sẽ có phạm vi hoàn toàn khác doanh nghiệp cần thêm báo giá, BOQ, KPI, công nợ, nhiều cấp phê duyệt hay tích hợp với hệ thống kế toán.
Vì vậy, cách SYP tiếp cận báo giá là tách rõ phần lõi cần phải có và các module mở rộng có thể lựa chọn, để doanh nghiệp biết khoản nào cần đầu tư ngay và khoản nào có thể để sang giai đoạn sau.
Chi phí CRM nên bắt đầu từ phần lõi thực sự cần dùng
Sau khi khảo sát quy trình, hai bên cần xác định những chức năng nào bắt buộc phải có để hệ thống có thể vận hành được trong thực tế.
Với một CRM tương đối cơ bản, phần lõi có thể gồm quản lý khách hàng, cơ hội kinh doanh, deal, task công việc, lịch sử chăm sóc, nhân viên đi tuyến và một số báo cáo quản trị chính. Với phạm vi rõ ràng và không có quá nhiều logic phức tạp, ngân sách triển khai có thể ở mức dưới 100 triệu đồng.
Điều quan trọng là không cố đưa toàn bộ mong muốn của doanh nghiệp vào phiên bản đầu tiên. Một hệ thống lớn ngay từ đầu chưa chắc hiệu quả nếu phần lớn chức năng chưa thực sự cần sử dụng.
Module mở rộng được báo giá riêng để doanh nghiệp chủ động ngân sách
Sau phần lõi, các chức năng đặc thù nên được tách thành từng module optional.
Ví dụ doanh nghiệp có thể cần thêm KPI nâng cao, báo giá nhiều cấp, BOQ, công nợ, workflow duyệt, quản lý hợp đồng, dashboard riêng hoặc kết nối với phần mềm kế toán. Mỗi nhóm chức năng sẽ được đánh giá và báo giá riêng dựa trên mức độ phức tạp.
Cách chia này giúp doanh nghiệp nhìn rõ tổng ngân sách nhưng không bắt buộc phải triển khai tất cả cùng lúc. Những chức năng tạo giá trị ngay có thể đưa vào giai đoạn 1, còn module chưa cấp thiết có thể để giai đoạn 2 hoặc giai đoạn 3.
Nhờ đó, doanh nghiệp vừa kiểm soát vốn đầu tư ban đầu, vừa có thời gian quan sát cách người dùng thực sự làm việc trước khi mở rộng hệ thống.
Giá triển khai đã bao gồm 6 tháng bảo hành
Sau khi hệ thống production, SYP áp dụng 6 tháng bảo hành cho phần mềm.
Trong thời gian này, ngoài việc xử lý lỗi hệ thống, hai bên vẫn có thể trao đổi những điều chỉnh nhỏ nằm trong phạm vi đã thống nhất, đặc biệt là các điểm liên quan đến luồng sử dụng, bố cục hoặc UI/UX.
Đây là giai đoạn quan trọng vì một số vấn đề chỉ xuất hiện khi nhân viên sử dụng phần mềm mỗi ngày. Một thao tác thiết kế trên giấy có thể hợp lý nhưng khi dùng thật lại mất quá nhiều bước. Những điều chỉnh nhỏ đúng lúc có thể giúp người dùng thao tác nhanh hơn và giảm tình trạng nhân viên cảm thấy phần mềm gây thêm việc.
Sau thời gian bảo hành vẫn có thể yêu cầu xử lý lỗi
Hết 6 tháng bảo hành không có nghĩa doanh nghiệp mất hỗ trợ kỹ thuật.
Nếu phát sinh bug hoặc vấn đề hệ thống, doanh nghiệp vẫn có thể gửi yêu cầu để SYP kiểm tra và xử lý. Với nhu cầu duy trì hệ thống lâu dài, mức phí bảo trì thông thường của SYP khoảng 8% giá trị triển khai mỗi năm.
Chi phí bảo trì giúp hệ thống tiếp tục được theo dõi, xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh và duy trì khả năng vận hành ổn định trong thời gian sử dụng.
Những yêu cầu phát triển thêm module hoặc thay đổi lớn ngoài phạm vi ban đầu sẽ được đánh giá riêng thay vì gộp chung vào phí bảo trì.
Vì sao nên nhìn chi phí CRM trong 3–5 năm?
Một CRM được xây để sử dụng lâu dài nên được đánh giá bằng tổng chi phí trong nhiều năm, không chỉ số tiền ở ngày ký hợp đồng.
Phần mềm thuê bao thường có lợi thế là chi phí ban đầu thấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp tiếp tục trả phí hàng tháng hoặc hàng năm, và nhiều giải pháp tính tiền dựa trên số user, gói tính năng hoặc module sử dụng.
Trong khi đó, CRM theo yêu cầu tập trung phần lớn ngân sách vào giai đoạn xây dựng ban đầu. Sau khi hệ thống hoàn thành, chi phí duy trì hàng năm có thể tương đối thấp so với việc tiếp tục trả thuê bao cho một đội ngũ ngày càng lớn.
Với doanh nghiệp xác định sử dụng hệ thống nhiều năm, bài toán này đáng được tính trên chu kỳ 3–5 năm thay vì chỉ so sánh chi phí năm đầu.
Chi phí hợp lý chỉ có ý nghĩa khi phần mềm tạo ra hiệu suất
Mục tiêu của SYP không phải là làm phần mềm rẻ nhất, mà là giữ mức đầu tư phù hợp với SME trong khi hệ thống vẫn phải giải quyết được vấn đề vận hành thực tế.
Một CRM dù giá thấp nhưng khiến nhân viên nhập liệu nhiều hơn, quy trình chậm hơn hoặc phải tiếp tục sử dụng Excel bên ngoài thì vẫn là một khoản đầu tư kém hiệu quả.
Ngược lại, một hệ thống tốt cần giảm thao tác lặp, rút ngắn thời gian xử lý, làm rõ trách nhiệm và giúp quản lý nhìn được dữ liệu mà không phải chờ tổng hợp thủ công.
So sánh 5 năm cho thấy khác biệt rõ hơn giá năm đầu
Nếu chỉ nhìn năm đầu tiên, CRM thuê bao thường dễ tiếp cận hơn vì doanh nghiệp chưa phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn ngay từ đầu. Nhưng khi đặt các phương án lên cùng một khoảng thời gian 5 năm, cấu trúc chi phí bắt đầu khác rõ.
Trong một mô hình tham khảo trước đây của SYP cho doanh nghiệp khoảng 20 người dùng, tổng chi phí lũy kế sau 5 năm của Custom CRM SYP khoảng 114 triệu đồng, trong khi hai phương án CRM thuê bao tham chiếu lần lượt vào khoảng 216 triệu đồng và 268 triệu đồng.
Các con số này không có nghĩa Custom CRM luôn là phương án rẻ hơn trong mọi trường hợp. Điều chúng cho thấy là chi phí đầu tư ban đầu cao hơn chưa chắc đồng nghĩa tổng chi phí sở hữu cao hơn.
Với doanh nghiệp cần nghiệp vụ riêng, dự kiến sử dụng hệ thống nhiều năm và có khả năng tăng số lượng người dùng, việc sở hữu một hệ thống riêng có thể trở nên hợp lý hơn về dài hạn. Ngược lại, nếu nhu cầu đơn giản, số người dùng ít hoặc chưa xác định sử dụng lâu dài, CRM thuê bao vẫn có thể là lựa chọn kinh tế hơn.
Vì vậy, chi phí làm phần mềm CRM theo yêu cầu nên được xác định sau khi đã hiểu quy trình, chia rõ phần lõi và module mở rộng, sau đó đặt toàn bộ chi phí lên chu kỳ sử dụng thực tế. Doanh nghiệp có thể gửi SYP quy trình và các chức năng đang cần để được bóc tách thành phạm vi giai đoạn 1, phần optional và chi phí dự kiến trước khi quyết định đầu tư.